Unter modernen Kommunikationsmitteln werden im Unterschied zu traditionellen Mitteln die elektronischen, digitalen Methoden der Kommunikation verstanden, wie Fax und E-Mail.
Mit der rasanten Verbreitung des Internets seit Mitte der 1990er Jahre und der bis heute nahezu flächendeckend ausgebauten Infrastruktur ist es fast jedem Bürger möglich, mit entsprechenden Geräten über diese Netze zu kommunizieren.
Die Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung, die am 01.01.2013 in Kraft tritt, formuliert für die Gerichtsvollzieher eine Pflicht zur elektronischen Speicherung bzw. Übermittlung von Daten. Auch wenn die genauen Verfahrensweisen noch nicht festgeschrieben sind, ist eine Umstellung der traditionellen zur elektronischen Kommunikation unabwendbar.
Richtig angewandt, bietet dies für die Gerichtsvollzieher die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe durch Automatisation, Dokumenten-Management und schnelle Telekommunikation erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Das GV Büro System der Workshop Software GmbH unterstützt Sie dabei, indem das Programm die nötigen Schnittstellen für die elektronische Kommunikation zur Verfügung stellt. Was Sie dabei beachten sollten, und welche Hardware dafür nötig ist, wollen wir an dieser Stelle zusammenfassend darstellen.
Nachrichten können aus dem GV Büro System per Druck, Fax oder E-Mail übermittelt werden. Für den Druck beispielsweise benötigen Sie einen Drucker (Hardware) und den dazugehörigen Druckertreiber für Ihren Computer (Software). Genauso benötigen Sie für Fax und E-Mail ggf. Hardware, die die Daten über die Netze übermittelt, und Softwaretreiber, die das Gerät dem Computer „bekannt macht“.
Die Verwendung von Faxgeräten im GV Büro System
Ein Faxgerät ist für den Computer nichts anderes als ein Drucker. Der Treiber wird mittels der Hersteller-CD installiert und befindet sich anschließend in der SYSTEMSTEUERUNG des Computers unter dem Menü DRUCKER wieder. Bei Kombigeräten wird vielfach der Treiber sowohl als Drucker als auch als Faxtreiber installiert, so dass das Gerät zweifach in der Systemsteuerung erscheint. Weitere Information dazu finden Sie in Ihrem Gerätehandbuch bzw. beim Händler.
Ist die Treibersoftware richtig installiert, können Sie im GV Büro System die Einstellung für Faxe im Menü vornehmen.
Folgendes Menü erscheint:
Im Menü können Sie schließlich auswählen, ob das Fax mit einer Kopie oder ohne Kopie gedruckt werden soll.
Nachdem diese Angaben einmalig im Programm eingegeben und gespeichert wurden, steht Ihnen Ihr Faxgerät ab sofort in allen Programmteilen zur Verfügung, die die Option Drucken anbieten: Sie drucken jedes Dokument oder Nachricht auf dem Faxgerät, das sodann den Versand veranlasst.
Die Verwendung von E-Mails im GV Büro System
Für den Versand von E-Mails aus Ihrem GV Büro System brauchen Sie keine spezielle Hardware außer Ihren Computer und dem Internetzugang. Sehr wohl benötigen Sie jedoch eine E-Mail-Software, die sog. E-Mail-Client-Software. Eine E-Mail-Client-Software ist dazu da, E-Mails mit einem E-Mail-Server auszutauschen. Der E-Mail-Client ist sozusagen Ihr Briefkasten, der E-Mail-Server ist das Postamt und das Internet ist der Briefträger.
Gängige E-Mail-Clients sind beispielsweise Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express bzw. Windows Live Mail oder Thunderbird. Outlook ist Bestandteil von Microsoft Office, Outlook Express bzw. Live Mail sind kostenloser Bestandteil von Windows und Thunderbird ist eine kostenlose Open-Source-Lösung.
Sie müssen sich für ein Programm entscheiden und dieses mit Ihren persönlichen Daten einrichten. Diese Einrichtung des E-Mail-Clients muss nur einmalig vorgenommen werden. Sie benötigen dazu:
- Ihren Namen, der als Absender erscheinen wird, z.B. OGV.Vorname.Nachname
- Die Anmeldedaten für den E-Mail-Server bei Ihrem Internetprovider, bestehend aus Benutzername und Passwort
- Die Empfangs-Adresse des E-Mail-Servers bei Ihrem Internetprovider, die sog. POP3-Adresse
- Die Sende-Adresse des E-Mail-Servers bei Ihrem Internetprovider, die sog. SMTP-Adresse Diese Daten erhalten Sie von Ihrem Internet-Provider, z.B. der Telekom.
Nachdem Ihre E-Mail-Client-Software fertig eingerichtet wurde, sind Sie bereit, mit dem GV Büro System E-Mails zu versenden.
Wenn Sie aus dem GV Programm eine E-Mail versenden möchten, und die entsprechende Funktion zum Versand im Programm aufrufen, erstellt das Programm automatisch die E-Mail und speichert sie im „Postausgang“ Ihres E-Mail-Clients. Nun hängt es von den Einstellungen innerhalb des E-Mail-Clients ab, wie die E-Mail gesendet wird: Entweder wird jede E-Mail im Postausgang automatisch gesendet, dann müssen Sie nichts weiter tun. Oder die E-Mails werden im Postausgang nur gesammelt und müssen manuell abgeschickt werden – dann müssen Sie selbst den Versand in Ihrer Client-Software starten. Dieses Verhalten kann von Ihnen selbst in den Einstellungen Ihrer E-Mail-Client-Software eingestellt werden. Im Idealfall stellen Sie sie so ein, dass alles vollautomatisch geschieht und Ihr manuelles Eingreifen nicht mehr nötig ist.
Im GV Büro System stehen Ihnen außerdem folgende Optionen zur Verfügung:
Im Menü können Sie auswählen, ob die E-Mail mit oder ohne eine gedruckte Kopie erstellt werden soll. Ab der Programmversion 1.20 Build 1009 können Sie bestimmen, welche Anzeige der sogenannte Aliasname (Absendername) haben soll. Die Einstellung finden Sie im Menü .
Erfassungsmöglichkeiten für Faxnummern und E-Mail-Adressen
Im GV Büro System können Sie an verschiedenen Stellen die Faxnummern oder E-Mail-Adressen zu einer Adresse speichern, so dass sie für andere Akten zur Verfügung stehen.
In unserem Beispiel erfassen wir diese im Dienstregister II direkt mit der Erfassung der Parteien.
Nachdem Sie die Anschrift erfasst haben, klicken Sie neben dem Feld PLZ / ORT auf die DOPPELPFEILE:
Hiermit wird ein Menü mit erweiterten Einstellungen für die Adresse aufgerufen:
Erfassen Sie nun in den dafür vorgesehenen Feldern die Daten. Mit der Funktionstaste F10 bzw. mit Klick auf werden die Daten übernommen.
Symbole zeigen Ihnen nun die erfassten Daten an:
- ein Faxsymbol signalisiert eine hinterlegte Faxnummer
- ein E-Mail-Symbol eine hinterlegte E-Mail-Adresse.
Im Menü oder stehen diese nun zur Verfügung.
