Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
Informationen gem. Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Das Vertrauen der Anwender und Kunden hat für die Workshop Software GmbH höchste Priorität. Als privatrechtliches Unternehmen beachten wir die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Da unsere Software in sensiblen Bereichen eingesetzt wird, in denen auch mit sensiblen Daten gearbeitet wird, wird der Schutz der Daten bei der Workshop Software GmbH sehr ernst genommen. Deshalb erfolgt eine Erhebung, Speicherung, Verwendung oder Übermittlung von Daten ausschließlich unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.
In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils von Ihnen genutzten Produkten bzw. beauftragten Dienstleistungen.
1. Verantwortlich für den Datenschutz und Ihr Ansprechpartner bei der Workshop Software GmbH
Workshop Software GmbH
c/o Datenschutzbeauftragter
Siemensstraße 21
47533 Kleve
Telefon: 02821 / 731 20
E-Mail: info@workshop-software.de
2. Arten von personenbezogenen Daten, die erhoben und verarbeitet werden
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Die Daten werden erhoben bei Abschluss eines Nutzungsvertrages unserer Softwareprodukte, bei der Beauftragung und Durchführung von Service- und Supportleistungen, bei der Planung und Durchführung von Schulungen sowie bei Beauftragung sonstiger mit unserer Software in Zusammenhang stehenden Leistungen.
Zu den personenbezogenen Daten gehören Kontaktdaten (Name, Vorname, Namenszusatz, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Anrede, Telefonnummer, Faxnummer, Emailadresse, Teamviewer-ID), demographische Daten (Geburtsdatum, Bundesland, Amtsgericht), Auftragsdaten (Bestelldatum, Laufzeit, Abrechnungsmodalitäten, Buchungen), Supporthistorie (Anfragen und Emails an den Support mit Datum, Dauer und Kurzbeschreibung), Bankverbindung (Bankname, IBAN/BIC, Datum Einzugsermächtigung), Registrierungsdaten unserer Software (Aktivierungscode), Registrierungsdaten anderer Services (Emailadresse). Weitere personenbezogene Daten betreffen Personaldaten zur internen Abwicklung wie Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Personalstammdaten.
Des Weiteren werden personenbezogene Daten beim Besuch unserer Webseite erfasst, wenn Sie deren Services nutzen. Es werden Daten wie IP-Adressen, Cookies sowie statistische Gerätekennungen wie das verwendete Betriebssystem oder der verwendete Browser erfasst.
3. Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu folgenden Zwecken:
Für den Geschäftsbetrieb und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten wie die Bearbeitung Ihrer Bestellungen, Zahlungen und Anfragen, das Erstellen und Erneuern von Aktivierungscodes für unsere Softwareprodukte, die Durchführung von Supportdienstleistungen, die Durchführung von Serviceleistungen für Drittprodukte, die Durchführung von Schulungsveranstaltungen und den Betrieb unserer Webseiten. Jede Nutzung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage einer Anfrage oder Beauftragung. Darüber hinaus verwalten wir personenbezogene Daten im Support in Form einer Historie Ihrer Anfragen, um die Supportdienstleistungen nachvollziehen und verbessern zu können.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für das Senden von Nachrichten wie Rechnungen, Aktivierungscodes und wichtige Kundenmitteilungen. Wir nutzen Ihre Daten nicht zum Versand von Newslettern, wenn diese nicht ausdrücklich beauftragt wurden. Wir nutzen keine personenbezogenen Daten für Werbung und geben diese in keinem Fall zu Werbezwecken an Dritte weiter.
Wir nutzen personenbezogene Daten zur Verbesserung unserer Produkte und Leistungen, einschließlich unserer Webseite und deren Nutzung. Diese personenbezogenen Daten sind stets nur solche, die Sie uns selbst bei Beauftragung mitgeteilt haben, oder die sich aus dem Vertrag ergeben. Wir erheben darüber hinaus keine personenbezogenen Daten, z.B. innerhalb unserer Softwareprodukte oder deren Nutzung.
An Stellen, an denen Ihre Zustimmung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich ist, sind Sie berechtigt, diese Zustimmung nicht zu geben oder diese zu widerrufen. In diesem Fall können einige Dienstleistungen ggf. nicht zur Verfügung gestellt werden.
4. Weitergabe personenbezogener Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer Zustimmung und Beauftragung an Dritte weiter, oder falls eine Bearbeitung einer Anfrage zu unseren Produkten und Dienstleistungen oder die Verarbeitung einer Transaktion dies erforderlich macht.
Beauftragen Sie uns mit einer Leistung, die Produkte von Drittherstellern einschließt, und Sie beauftragen uns diese zu beschaffen, geben wir zur Erfüllung dieser Leistung Ihre Daten an Dritte weiter, zum Beispiel beim Erwerb von Signaturkarten über unsere Vertriebspartner.
Zur Rechnungsstellung und Abwicklung der Buchhaltung erhält ggf. das durch uns beauftragte Steuerberatungsunternehmen Zugriff auf personenbezogene Daten.
Zur Sicherstellung der technischen Sicherheit unserer Systeme und Anlagen können wir Unternehmen und Dritte beauftragen, die damit Zugriff auf unsere Systeme erhalten.
Regierungsbehörden und andere Dritte, bei denen die rechtliche Verpflichtung aufgrund geltender Gesetze und Beschlüsse bzw. Urteile besteht, könnten die Herausgabe Ihrer personenbezogenen Daten erwirken.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an andere Dritte oder in andere Länder außerhalb der Bundesrepublik Deutschland ist nicht vorgesehen und findet nur dann statt, wenn dies von Ihnen selbst ausdrücklich beauftragt wurde.
5. Aufbewahrung und Schutz personenbezogener Daten
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten während des Bestehens eines Vertragsverhältnisses auf, um die vertraglich vereinbarten Leistungen und unterstützende Dienstleistungen wie Support und Service für Drittleistungen erbringen zu können. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten auf, um gesetzlichen Vorschriften wie der Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht nachzukommen, zum Beispiel bei der Rechnungsstellung. Aufbewahrungsfristen laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung bestehen zwischen zwei und zehn Jahren. Nach Ablauf dieser Fristen bzw. nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden diese Daten gelöscht.
Ihre personenbezogenen Daten werden in einem selbst programmierten Kundenmanagementsystem erfasst und gespeichert. Die Daten werden in einer Datenbank auf einem virtuellen Server der Workshop Software GmbH gespeichert, der mit einer Firewall vom Internet getrennt ist und keine Schnittstellen nach Außen bietet. Ein Zugriff ist nur innerhalb des Systems der Workshop Software GmbH möglich und es haben nur berechtigte Personen, die Angestellte der Workshop Software GmbH sind und datenschutzrechtlich geschult sind, Zugriff auf diese Daten. Weiterhin werden diese Daten in der Buchhaltung zur Rechnungsstellung verwendet und in Papierform dokumentiert und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert.
Personenbezogene Daten, die sie über unsere Webseite an uns übermitteln, zum Beispiel Support-Anfragen, werden verschlüsselt erfasst und übertragen („HTTPS“). Sie erkennen die aktivierte Verschlüsselung am grünen Schloß-Symbol in der Adressleiste in Ihrem Browser. Mit Klick auf dieses Symbol können Sie sich Gültigkeitsinformationen zum Verschlüsselungszertifikat anzeigen lassen.
6. Ihre Datenschutzrechte
Jede Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Sie haben außerdem das Recht, sich mit einer Beschwerde an den Datenschutzbeauftragten der Workshop Software GmbH oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Um Ihre Datenschutzrechte wahrzunehmen, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten der Workshop Software GmbH auf. Nach erfolgter Prüfung Ihrer Identität geben wir Ihnen transparent Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten und wozu sie verwendet werden. Sie haben das Recht, diese Daten einzusehen und zu berichtigen, diese löschen zu lassen oder ihre Verarbeitung einzuschränken. Außerdem haben Sie das Recht, einen Datensatz zur Übertragung an einen anderen Dienstleister anzufordern.
In Fällen, in denen sich Auskunftsanfragen sehr oft wiederholen oder unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten, kann eine Verarbeitungspauschale geltend gemacht werden.
Die Workshop Software GmbH unterstützt Sie gerne bei der Klärung Ihrer datenschutzrechtlichen Fragen. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten auf.
7. Das Prinzip der Datensparsamkeit / Privacy by Design / Privacy by default
Bei allen Tätigkeiten und Datenerfassungsvorgängen gilt das Prinzip der Datensparsamkeit. Es werden nur diejenigen personenbezogenen Daten erfasst, die zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und den sich daraus ergebenen Tätigkeiten und Leistungen notwendig sind oder die zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften gebraucht werden. Ohne Erfassung dieser Daten ist ein Vertragsabschluss oder die Erfüllung eines Vertrages ggf. nicht möglich.
Bei der Erstellung unserer Produkte und Leistungen achten wir stets auf die Prinzipien „Privacy by Design“ und „Privacy by default“, d.h. alle unsere Leistungen werden mit dem Grundgedanken der Datensparsamkeit und dem Schutz der Privatsphäre konzipiert, indem keine unnötigen und unverhältnismäßigen Daten erfasst und gespeichert werden.
Es besteht für Sie als Kunden keine Verpflichtung zur Angabe von über den genannten Zweck hinausgehenden Daten.
8. Nutzung von Profiling und automatisierten Entscheidungen im Einzelfall
Sie haben das Recht nach Art. 22 DS-GVO, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden.
Eine automatisierte Verarbeitung Ihrer Daten findet ausschließlich aufgrund Ihrer Beauftragung und mit Ihrer Zustimmung statt, zum Beispiel bei Rechnungsstellung oder bei Ausstellung neuer Aktivierungscodes für unsere Software. Des Weiteren nutzen wir personenbezogene Daten automatisiert für die Erstellung von internen Statistiken, zum Beispiel einer Altersstatistik unserer Anwender, um unsere Produktpolitik planen zu können.
Die Workshop Software GmbH nutzt keine Profiling-Techniken für andere Zwecke.
Sie haben jederzeit das Recht, über die bei uns gespeicherten Daten Auskunft zu erhalten. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten auf.
9. Nutzung von Internetdiensten
Auf unserer Webseite nutzen wir Links zu anderen Webseiten, um unseren Kunden und Anwendern Informationen und Dienstleistungen bereitzustellen. Bei Verwendung dieser Links verlassen Sie unsere Webseite und damit den Bereich unserer Einflussnahme. Deshalb sind wir nicht für den Schutz der Daten, die Sie auf anderen Webseiten offenlegen, verantwortlich. Ebenfalls übernehmen wir keine Verantwortung für den Inhalt verlinkter Webseiten, da sich deren Inhalt ohne unsere Kenntnisnahme ändern kann. Bitte beachten Sie die Datenschutzregeln der jeweiligen Webseiten und Dienste.
Unsere Webseite verwendet Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Computer angelegt werden, um Einstellungen der Webseite zwischen zu speichern und wiederkehrende Besucher an Ihrer IP-Adresse zu erkennen. Diese Informationen dienen dazu, die Bedienung unserer Webseite zu vereinfachen und das Angebot zu verbessern. Sogenannte „Session-Cookies“ werden nach der Beendigung der Internet-Sitzung gelöscht. Sie können die Installation von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern. Damit werden unter Umständen einige Funktionen der Webseite unbrauchbar.
Beim Besuch unserer Webseite speichert der Webserver aus technischen Gründen Daten, die Ihr Internet-Browser an den Server übermittelt, sogenannte Server-Logfiles. Darin sind enthalten: Browsertyp und –Version, verwendetes Betriebssystem, Webseite, von der aus Sie uns Besuchen („Referrer“), Datum und Uhrzeit des Besuchs, IP-Adresse.
Wir setzen auf unserer Webseite Google-Analytics, einen Webanalysedienst der Firma Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA, nachfolgend „Google" ein. Google-Analytics verwendet sog. „Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und hierdurch eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch diese Cookies erzeugten Informationen, beispielsweise Zeit, Ort und Häufigkeit Ihres Besuchs einschließlich Ihrer IP-Adresse, werden an Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir verwenden auf unserer Website Google-Analytics mit dem Zusatz "_gat._anonymizelp". Ihre IP-Adresse wird in diesem Fall von Google schon innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt und dadurch anonymisiert. Google wird diese Informationen benutzen, um die Nutzung unserer Seite auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird, nach eigenen Angaben, in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen können.
10. Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling oder für die Nutzung der Daten zum Zwecke der Direktwerbung.
Wird der Verwendung personenbezogener Daten in dieser Form widersprochen, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Es ist zu beachten, dass damit u.U. die Erbringung bestimmter Leistungen nicht mehr möglich ist.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und ist an die Anschrift des Datenschutzbeauftragten der Workshop Software GmbH zu richten.
Stand: Mai 2018
