Voraussetzung für die erweiterte Datenübergabe ist, dass beide Seiten, also der Übergeber und auch der Übernehmer die aktuelle Version des GV Büro-Systems einsetzen! Es können keine Adressdaten übernommen werden, wenn sie von der Software eines anderen Anbieters erstellt wurden! Ideal für die Übergabe von Akten sind USB-Sticks, sie kosten heute nur noch sehr wenig, bieten eine sehr hohe Speicherkapazität und passen in jede Hosentasche.
Der Übergeber der Daten geht folgendermaßen vor:
Über den Menüpunkt werden die zu übergebenden Akten gewählt.
Sie können die Akten „Von – Bis“ übergeben, wenn Sie also beispielsweise die Akten 0001/13 bis 0020/13 übergeben wollen, tragen Sie in das Feld „Von DR“ die „1“ ein, drücken die Tab oder Alt + I um in das Feld „Bis DR“ zu gelangen. Hier tragen Sie dann die „20“ ein und drücken die Taste F10.
Die gewählten Akten werden in die darunter angezeigte Liste übernommen. Einzelne Akten tragen Sie in die Liste ein, in dem Sie die entsprechende DR-Nummer im Feld „Von DR“ eingeben und die Taste F10 drücken.
Nach dem die Akten ausgewählt wurden, klickt der Übergeber auf den Button .
Achten Sie darauf, dass die beiden Checkboxen Übergabedatei auf einem Datenträger erzeugen und Erweiterte Datenübergabe (z.B. Adress-Informationen etc.) mit einem Häkchen versehen sind! Nach einem Klick auf den Button wird die nächste Seite des Assistenten gezeigt.
Achten Sie bitte darauf, dass Sie den korrekten Ausgabepfad im Feld Speicherort ausgewählt haben! Sie können den Speicherort ändern, in dem Sie auf den Button klicken und ihn dort auswählen.
Wenn Sie nun auf den Button klicken, werden die gewählten Akten im angegebenen Pfad gespeichert. Nach dem Speichervorgang wird eine Meldung angezeigt.
Klicken Sie auf , werden die Akten aus der Übergabeliste (Bild auf Seite 1) gelöscht, nicht aber aus dem Dienstregister, dort bleiben sie natürlich erhalten! Der Übernehmer der Akten geht nun folgendermaßen vor: Verbinden Sie den USB-Stick mit Ihrem Computer, starten Sie das GV Büro System und klicken Sie im Menü auf den Menüpunkt um den Assistenten angezeigt zu bekommen.
Stellen Sie im Feld Speicherort den Pfad zum USB-Stick ein, mit einem Klick auf den Button können Sie diesen auswählen.
Wenn Sie nun auf den Button klicken, wird die zweite Seite des Assistenten gezeigt.
Diese Einstellungen können Sie so lassen, klicken Sie auf den Button um zur abschließenden Seite zu kommen.
Beenden Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf den Button , werden die Daten eingelesen und in einer Liste präsentiert.
Hier können Sie das Häkchen für nicht zu übernehmende Akten mit einem Mausklick entfernen. Wenn Sie nun auf den Button klicken, werden die ausgewählten Akten in das Dienstregister übernommen. Dabei werden alle in der Übergabe vorhandenen Adressdaten, wie z.B. Fax-Nummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse etc., ebenfalls übernommen.
Voraussetzung für die komplette Datenübernahme ist, dass die entsprechende Adresse in der Adressdatenbank eindeutig zu identifizieren ist! Sollte also ein Datensatz doppelt existieren, kann dieser nicht eindeutig bestimmt werden, die erweiterte Adressdatenübernahme wird nicht ausgeführt!
